E-Mail-Protokolle – welches soll ich verwenden?

Was sind E-Mail-Protokolle und welchem Zweck dienen sie?

E-Mail-Protokolle bilden das Rückgrat einer unkomplizierten E-Mail-Kommunikation über verschiedene Systeme hinweg. Sie ermöglichen den Austausch von E-Mails zwischen verschiedenen E-Mail-Clients und E-Mail-Servern. Die Verwendung standardisierter Protokolle stellt sicher, dass E-Mails unabhängig vom verwendeten E-Mail-Client oder -Server zuverlässig gesendet und empfangen werden können. E-Mail-Protokolle übernehmen folgende Aufgaben:

• Nachrichtenübertragung: E-Mail-Protokolle legen fest, wie E-Mails vom Absender zum Empfänger gelangen.
• Datenaustausch: Sie sorgen dafür, dass Anhänge richtig übermittelt werden.
• Authentifizierung: Die Protokolle beinhalten Mechanismen zur Überprüfung der Identität von Benutzern und Servern.
• Sicherheit: Viele moderne E-Mail-Protokolle unterstützen Verschlüsselungsmethoden, um die E-Mail-Kommunikation abzusichern.
• Synchronisation: Einige Protokolle ermöglichen die Synchronisation des E-Mail-Bestands zwischen verschiedenen Geräten und dem Server.

IMAP, POP3 & SMTP: Die gängigsten E-Mail-Protokolle im Überblick

Die am häufigsten verwendeten E-Mail-Protokolle sind IMAP (Internet Message Access Protocol), POP3 (Post Office Protocol Version 3) und SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Während POP3 und IMAP dem Empfang und der Verwaltung von E-Mails dienen, steuert SMTP den Versand von E-Mails.

IMAP

Im Internet Message Access Protocol greifen Sie direkt auf die gespeicherten E-Mails auf dem Server zu. Die E-Mail bleibt hier auf dem Server bestehen. Sie können damit also mit jedem Gerät, das für Ihr Postfach eingerichtet ist, auf den gleichen Stand der E-Mails zugreifen. Wenn eine E-Mail über das IMAP-Protokoll abgerufen wird, geschieht dies also direkt auf dem Server über die Internetverbindung. Genau diese Funktionsweise ermöglicht Ihnen dann den Zugriff von verschiedenen Geräten auf denselben Stand der E-Mails. IMAP ist insofern nützlich, als es eine synchronisierte Ansicht zwischen verschiedenen Geräten ermöglicht. Vorgenommene Änderungen werden auf allen Geräten sofort aktualisiert, sodass Sie in Ihrem Postfach immer den aktuellen Stand vor Augen haben.

POP3

Das Post Office Protocol funktioniert etwas anders als IMAP. Hier greift Ihr E-Mail-Programm auf das Postfach zu und lädt alle neuen E-Mails herunter. Anschließend werden die E-Mails von dem Server gelöscht, der Posteingang wird „geleert“. Die E-Mail ist dann nicht mehr auf dem Server vorhanden, sondern nur noch auf Ihrem Endgerät. Diese Funktionalität war besonders in Zeiten langsamer Internetverbindungen und begrenzten Serverkapazitäten nützlich, gilt mittlerweile jedoch als überflüssig.

Da E-Mails im Falle von POP3 physisch auf Ihr Gerät übertragen werden, können Sie diese mittels anderer Geräte nicht mehr abrufen. Auch E-Mails, die von Ihnen versendet werden, werden nur auf Ihrem Endgerät und nicht auf dem Server gespeichert.

SMTP

SMTP bildet das Rückgrat des E-Mail-Versands im Internet. Das Protokoll dient dazu, E-Mails über eine Internetverbindung an die verantwortliche Gegenstelle zu übertragen.

Vor vielen Jahren gab es noch andere Protokolle, welche einen ähnlichen Zweck wie SMTP verfolgten. Das SMTP-Protokoll hat sich jedoch als De-Facto-Standard für traditionelle E-Mails etabliert. Für technisch sehr interessierte Personen: UUCP [1] war einer der genutzten Alternativen für E-Mails.

Das SMTP-Protokoll kommt nicht nur bei der Kommunikation von Ihrem E-Mail-Programm zu dem Posteingangsserver zum Einsatz, sondern auch als Schnittstelle zwischen dem Server des Absenders und dem Server des Empfängers.

Was sind die genauen Unterschiede zwischen IMAP, POP3 & SMTP?

Grundsätzlich unterscheiden sich die drei Protokolle schon im Einsatzzweck. Während IMAP und POP3 dem Empfang und der Verwaltung von E-Mails dienen, ist SMTP ausschließlich für den Versand von E-Mails zuständig, z. B. für Ihr Webhosting-Paket bei uns. Im Falle von IMAP bleiben die E-Mails auf dem Server gespeichert, während E-Mails bei POP3 heruntergeladen werden und vom Server gelöscht werden. Insofern unterscheiden sich die E-Mail-Protokolle auch hinsichtlich Synchronisation – während IMAP eine vollständige Synchronisation zwischen allen Geräten bietet, sind E-Mails, wenn POP3 verwendet wird, nur auf dem jeweiligen Gerät verfügbar.

IMAP vs. POP3 & SMTP: Welche Protokolle soll ich verwenden?

Wir empfehlen Ihnen immer die Verwendung von IMAP. Im Gegensatz zu POP3 ermöglicht IMAP eine vollständige Synchronisation Ihres E-Mail-Kontos über mehrere Geräte hinweg. Die serverseitige Speicherung bietet nicht nur einen zusätzlichen Schutz vor Datenverlust, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf ältere E-Mails – von jedem Gerät aus. Da E-Mails auf allen Geräten gleich sind, lässt sich der E-Mail-Verkehr mit IMAP auch besser verwalten.

Für den E-Mail-Versand ist SMTP nach wie vor der Standard. Es hat sich über Jahrzehnte bewährt und wird von praktisch allen E-Mail-Diensten und -Clients unterstützt. Für den Fall, dass Sie besonders viel Wert auf Sicherheit legen, empfehlen wir S/MIME (Was ist S/MIME?). S/MIME ist kein eigenständiges Protokoll wie IMAP oder SMTP, sondern eine Erweiterung, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitale Signatur von E-Mails ermöglicht. Damit bietet es ein zusätzliches Maß an Sicherheit.

Wie richte ich die verschiedenen E-Mail-Protokolle ein?

Prinzipiell hängt die Einrichtung von E-Mail-Protokollen von dem verwendeten Dienst ab – in vielen Fällen ist eine manuelle Einrichtung nicht erforderlich, da moderne E-Mail-Dienste und -Clients die Konfiguration automatisch vornehmen. So können Webmails wie Gmail, Outlook.com oder Yahoo-Mail verwendet werden, ohne die E-Mail-Protokolle im Vorhinein einrichten zu müssen. Sollte eine manuelle Einrichtung doch nötig sein, läuft diese in der Regel folgendermaßen ab:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen Ihres E-Mail-Clients.
2. Fügen Sie Ihr Konto manuell hinzu.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
4. Wählen Sie den Kontotyp (IMAP oder POP3).
5. Nehmen Sie die Server-Einstellungen vor (IMAP oder POP3 für eingehende E-Mails, SMTP für ausgehende E-Mails)
6. Konfigurieren Sie Ports und Sicherheitseinstellungen.

Wie richte ich meine E-Mails bzw. E-Mail-Protokolle über ein Webhosting-Paket von manitu ein?

Sie beziehen ein Hosting von manitu und möchten für Ihre Domain ein E-Mail-Konto einrichten? Grundsätzlich müssen Sie den Posteingangs- und Postausgangs-Server auf „mail.manitu.de“ einstellen und die Verschlüsselung auf SSL/TLS umstellen. Für den SMTP-Server (Postausgang) wird der Port 465 verwendet, während für IMAP der Port 993 und für POP3 der Port 995 genutzt wird. Als Benutzername verwenden Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse.

Wir haben dazu eine sehr detaillierte und bebilderte Anleitung in unserem Wiki veröffentlicht.